No Stress allowed: Die Mechanik guter Planung

Hallo Freunde, aus gegebenem Anlass will ich mich heute mal mit einem etwas anderem Thema befassen. Ich kam durch den neuesten Artikel von @insight-out, aber auch durch jüngste Entwicklungen in meinem persönlichen Leben darauf.

Die Rede ist von Zeitmanagement.

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Nun ist Zeit- und Komplexitätsmanagement eines dieser Felder, welches von Leuten wie mir (Naturwissenschaftlern) eher belächelt werden.

Völlig zu Unrecht!

Ich denke die meisten kennen das Problem: Keine Zeit, zu viel Stress, nix ist geschafft… Wo soll das alles noch hinführen?

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Im Internet gibt es eine Vielzahl von Leuten, die euch mit sowas konfrontieren. Ich für meine Begriffe verlasse mich aber lieber auf Leute, welchen ich auch vertrauen kann. Dies sind z.B. der Psychologe, Mathematiker und Nobelpreisträger Daniel Kahneman, sowie der Psychologe und Bestsellerautor Stephen R. Covey (Kahneman ist aber auch Bestsellerautor 😉).

Zum ersten Mal wurde ich während meiner Doktorarbeit mit solchen Sachen konfrontiert. Damals war ich zeitweilig in mehr als drei Kooperationen gleichzeitig verwickelt, musste Veröffentlichungen anfertigen, habe Kurse betreut, Seminare geleitet, hatte viele Studenten im Labor, natürlich musste ich noch meinen eigenen Laborkram erledigen und führte obendrein eine Fernbeziehung.

Chaos nennt man das!

Bild: Pixabay!

Irgendwann kam ich an den Punkt wo ich auf einmal 80h und mehr pro Woche am Ackern war. Aber irgendwie ging es auch nicht wirklich produktiv voran. Das geht natürlich nicht und ist außerdem ziemlich unprofessionell.

Ich fing damals an mir detaillierte Pläne zu machen.

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Wichtig an diesen Plänen ist, dass ihr euch dafür auch Zeit nehmt. Auch solltet ihr euch am besten auf Fakten bei der Planung berufen, die durch ernstzunehmende Forschung verifiziert wurden.

Jede Stunde, die ihr in Planung steckt, spart euch, meiner Meinung nach, locker 10h ein!

Nach der Doktorarbeit wurde es etwas gediegener, da ich in einem „geordneten“ Arbeitsverhältnis stand. Mittlerweile habe ich aber wieder ziemlich viele neue Projekte und Aufgaben (privat wie beruflich) zu meistern und deshalb kam ich heute an den Punkt mich mal wieder etwas organisieren zu müssen.

Folgende Ratschläge sollte man meiner Meinung und anhand der Literatur, welche ich euch unten verlinke, unbedingt beherzigen:

1. Macht keinen Blödsinn: Ihr solltet wissen was ihr wirklich wollt und wirklich liefern könnt. Macht euch nix vor, jeder hat seine Stärken und Schwächen. Findet heraus, welches eure Qualitäten sind und delegiert Aufgaben, die ihr vielleicht nur mangelhaft oder mit zu viel Aufwand verrichten würdet. Löst Aufgaben im Team.
2. Fokussiert euch: Multitasking ist kompletter quatsch und führt zu dem Phänomen was Kahneman als Ego-Depletion bezeichnet. Diese Ego-Depletion ist womöglich durch einen starken Verbrauch von Brennstoffen in eurem Gehirn verursacht. Dieser Verbrauch wird bei starker Anstrengung oder zu starkem Input verursacht. In der Endkonsequenz ist alles was ihr macht mühselig, demotivierend, erschöpfend, eben nicht zielführend. Sucht euch also etwas dessen ihr gewachsen seid und führt es mit maximaler Fokussierung aus.
3. Macht schwierige Sachen am besten zuerst: Der Grund ist ganz einfach. Macht ihr die einfachen Sachen zuerst, so verplempert ihr zu viel Zeit damit. Diese Zeit fehlt euch hinterher bei den schweren Aufgaben. Außerdem ist es für euer Gemüt besser zum Schluss etwas Leichtes gemacht zu haben. In der Rückschau werdet ihr viel motivierter sein, ähnliche Aufgaben erneut in Angriff zu nehmen. Das könnt ihr übrigens auch beim Sport beobachten. Verzichtet also niemals auf euer Cool down.
4. Plant großzügig: Meist fallen die Leute auf einen Planungsfehlschluss herein, vor allem wenn mehrere Parteien involviert sind. Veranschlagt ihr zum Beispiel für den Abschluss eines Projekts (nach „guter Planung") 3 Monate, dann multipliziert den Wert mal locker mit 2 bis 3. Kahneman (Nobelpreisträger!) hatte mal ein Projekt auf zwei Jahre angesetzt, brauchte aber tatsächlich acht Jahre. Seid ehrlich zu euch und eurem Umfeld.
5. Macht euch überhaupt einen Plan: Und wenn ihr einen Plan macht, dann definiert klar den Ablauf, die Etappen und das erwartete Ziel. Rennt nicht blindlings in irgendein Projekt rein. Wenn alles klar ist, dann ist es wichtig wöchentlich gut durchgeplant zu sein. Nicht nur täglich! Macht euch gleich komplette Wochenpläne. Tagesplanung isoliert euch zu stark vom Großen und erstrecht vom Ganzen. Auch solltet ihr To-Do-Listen meiden. Ich meine damit derartige Listen, wo ihr einfach nur zusammensammelt was alles zu tun ist. Also ohne Ordnung und Vorgaben. Stattdessen schreibt ihr konkret auf was ihr in welchem Zeitraum und an welchem Tag erledigen wollt. Fokussiert euch auf die Aufgabe, aber übernehmt euch nicht! Es dauert gewiss etwas bis ihr alles optimal zusammen habt.

Es ist schon sehr interessant wie sehr man ohne Planung nur Mist fabriziert. Heute habe ich beispielsweise alles Mögliche was ich so die Woche über treibe mal zusammengerechnet und musste feststellen, dass ich viel mehr Aktivitäten auf dem Schirm habe, als die Woche Stunden hat.

Hoppla.

Ich gehe in diesem Fall immer folgendermaßen vor:

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Schritt 1: Alle Aktivitäten aufschreiben! (Achtung hypothetischer Fall)

Zum Beispiel so….

Made by Chapper - unrestricted use allowed

Das ist jetzt Mal ein hypothetischer Fall. Ihr veranschlagt hier aber beispielsweise pro Woche 168,5h für alles. Blöd nur, dass die Woche nicht mehr als 168h hat. Und auch wenn ihr auf diesen Wert gekommen wärt, so ist dies viel zu viel, denn ihr habt keine Pufferzeiten dabei. Meine persönliche Faustregel ist, dass ihr mindestens ein bis zwei Stunden Pufferzeit pro Tag einberechnen müsst. Das heißt ihr solltet maximal bei 155 bis 160 h pro Woche ankommen und selbst das ist schon zu viel.

Schritt 2: Alle Aktivitäten pro Tag penibel aufschrieben und Pufferzeiten miteinrechnen (Achtung hypothetisches Beispiel).

Made by Chapper - unrestricted use allowed

In etwa so könntet ihr es durchplanen, allerdings halt für alle Tage. Fangt erstmal grob an und justiert die Planung nach. Besprecht mit euren Mitmenschen (vor allem Partnern und Angehörigen, aber auch Kollegen), dass ihr diese Planung in der Weise befolgen wollt und koordiniert euch. Druckt eure Pläne ruhig aus und checkt, dass ihr in der Zeit liegt. Wenn es stressig oder unrealistisch wird, dann passt diese Listen an und beherzigt die Lektion für die nächste Woche.

Es dauert etwas, aber durch diese Strategie könnt ihr Frustration, Fehlplanung und vor allem Zeitverschwendung und Stress wirksam entgegenwirken. Blockt euch, wenn es sein muss, etwas Zeit für Sachen wie Steemmonsters & Co. Aber seit fokussiert auf die jeweiligen Aktionen, die ihr vorher festgelegt habt.

Anfänglich werdet ihr etwas brauchen bis es in Fleisch und Blut übergegangen ist, aber dann werden solche Pläne fester Bestandteil eures Lebens sein.

Bedenkt bitte, dass es einige Sachen im Leben gibt, die ihr auf keinen Fall kürzen dürft, da sonst gesundheitliche Probleme daraus resultieren, diese wären:

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• Schlaf (mindestens 7 bis 8 h pro Tag)
• Ernährung (lasst euch genug Zeit und kocht frische Nahrung)
• Sport (ihr müsst euren Arsch in Bewegung halten)
• Soziale Kontakte

Ihr wisst aus meinen anderen Posts wie wichtig dies alles ist. Wenn ihr eure Zeit optimiert, dann bitte nicht an diesen Punkten!

Beachtet bitte außerdem, dass eine Steigerung eurer Effizienz noch lange keine Effektivität bedeutet.

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Effektivität ist etwas was sinnvolle Prozesse auf allen Ebenen voraussetzt. Seid ihr nur effizient bei der Arbeit, benehmt euch aber wie die letzten Barbaren, und lebt dazu noch wie die Schweine, so ist dies nicht effektiv.

Bleibt also in jedem Falle anständig!

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OK, soviel zu diesen Themen. Wenn ihr Erfahrung mit solchen Dingen habt oder auch wenn ihr anhand dieser Schilderungen künftig manche Sachen ändern wollt, lasst mir doch einfach einen Kommentar da. Vielleicht schreibe ich demnächst noch mehr zu solchen Themen, denn es gibt noch viele andere Strategien, gerade auch im Hinblick auf Projektmanagement. Dies soll aber erstmal genug sein für den Moment.

Eine stressfreie Woche euch allen
Beste Grüße

Euer Chapper

Quellen:

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Diese beiden Bücher sind, meiner Ansicht nach, ein unschlagbares Duett.

• Kahneman, D., Schnelles Denken, langsames Denken. 24. Auflage ed. 2012: Siedler Verlag.
• Covey, S.R., Die 7 Wege zur Effektivität. Vol. 51. überarbeitete Auflage. 2018: GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

Der Artikel baut sich mehrheitlich auf den Rückschlüssen aus diesen Publikationen auf. Die Bücher sind gut recherchiert und durch theoretische wie empirische Forschung belegt. Somit kann man sich auf das was die Herrschaften da schreiben auch verlassen.