Documentación de los Sistemas de Gestión y las Normas ISO (1era Parte)/Documentation of Management Systems and ISO Standards (1st Part)

in #spanish5 years ago
La Importancia de la documentación en las organizaciones se fundamenta en que esta representa la base para alcanzar el éxito en la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
Sin embrago, para disponer de la documentación requerida y lograr alcanzar la certificación es necesario conocer los requerimientos establecidos en las Normas ISO.
A continuación se presenta la primera parte, de un grupo de trabajos de mi autoría relacionados con la Documentación de los SGC, donde se analizan los conocimientos y términos básicos en esta materia según los lineamientos de la Norma ISO 9001:2015.
The importance of documentation in organizations is based on the fact that it represents the basis for success in the implementation of a Quality Management System (QMS).

However, in order to have the required documentation and achieve certification, it is necessary to know the requirements established in the ISO Standards.

Next, the first part of a group of works of my authorship related to the QMS Documentation is presented, where the knowledge and basic terms in this matter are analyzed according to the guidelines of ISO 9001: 2015


Fuente

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Documentación de un SGC

Cuando se habla de la Documentanción surgen muchas dudas en relación a su correcta identificación, es por ello que se debe definir en forma clara, sencilla y comprensible, ¿qué es la documentación? :

La documentación son todos los soportes del SGC, que permiten a la organización dar evidencia de la información documentada que se dispone, para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 en su última versión, siempre tomando en cuenta el tamaño, ramo de las actividades y complejidad de los procesos que se desarrollan.

Es importante señalar, que la Norma ISO 9001 sustituye los términos de documentos y registros por "Información Documentada", incluyendo en esta nomenclatura a la Política de Calidad y Objetivos de la Calidad, pruebas de competencia personal y aptitudinales, los procesos y producción de bienes y servicios, los resultados de revisión y auditoría, control de cambios de la información documentada, entre otros.

Sin embargo, la documentación seguirá siendo controlada, asegurando el adecuado almacenamiento y conservación de la misma, asi como la oportuna distribución, acceso y utilización de ésta por todos los usuarios.

Recuerden siempre esta afirmación del Libro "Calidad" de Pablo Alcalde San Miguel:

“Si lo hace, escríbalo. Si lo escribe, hágalo"

Documentation of a QMS

When discussing the Documentation, many doubts arise regarding its correct identification, which is why it must be defined in a clear, simple and understandable way, what is the documentation? :

The documentation is all the supports of the SGC, which allow the organization to provide evidence of the documented information that is available, to comply with the requirements established in the ISO 9001 standard in its latest version, always taking into account the size, branch of the activities and complexity of the processes that are developed.

It is important to point out that ISO 9001 replaces the terms of documents and records </ i> with "Documented Information" , including in this nomenclature the Quality Policy and Quality Objectives , personal and aptitude competency tests, processes and production of goods and services, review and audit results, control of changes in documented information, among others.

However, it is maintained that the documentation will continue to be controlled, ensuring proper storage and conservation of the same, with a timely distribution, access and use of this by all users.

Always remember these statements of the book "Calidad" od Pablo Alcalde San Miguel:

"If you do, write it down. If you write it, do it "

Fuente

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Objetivos de la Documentación

  1. Servir de herramienta para la comunicación y la transmisión de la información a todos los usuarios.
  2. Proporcionar las evidencias de que se ha ejecutado lo planificado o de no ser así de ser el caso
  3. Permitir la difusión de los conocimientos, para preservar la evidencia de ello.

Objectives of the Documentation

  1. Serve as a tool for communication and transmission of information to all users.
  2. Provide evidence that the plan has been executed or if it is not the case
  3. Allow the dissemination of knowledge, to preserve the evidence of it.

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    Fuente

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    ¿Por qué y Para que la Documentación de un SGC?

    1. Permite describir todas las actividades y/o procedimientos que se realizan de una organización.
    2. Facilita la divulgación de los objetivos de la organización y asegurar la calidad de los productos y servicios, así como de conseguir la satisfacción de los clientes.
    3. Es una herramienta fundamente para el control y seguimiento a través de las evidencias que proporciona.
    4. Nos permite dejar por escrito como se hace los procedimientos y todo aquello que sea necesario conocer para asegurar la calidad de los productos y la satisfacción del cliente.

      Why and Why the Documentation of a SGC?

      1. It allows to describe all the activities and / or procedures that are carried out in an organization.
      2. Facilitates the disclosure of the objectives of the organization and ensure the quality of products and services, as well as to achieve customer satisfaction.
      3. It is a fundamental tool for control and monitoring through the evidences that it provides.
      4. It allows us to leave in writing how the procedures are done and everything that is necessary to know to ensure the quality of the products and customer satisfaction.

        Fuente

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        Importancia de la Documentación

        La documentación es el soporte o la base del SGC, permitiendo suministrar la información de todos los procesos y operaciones que se realizan en la organización facilitando el crecimiento personal de los trabadores al conocer como ejecutar las actividades para obtener los resultados esperados. Por otro lado, la documentación facilita la toma de decisiones a través de la información que facilita a los diferentes niveles organizacionales.

        Importance of the Documentation

        The documentation is the support or the basis of the SGC, allowing to supply the information of all the processes and operations that are carried out in the organization facilitating the personal growth of the workers when knowing how to execute the activities to obtain the expected results. On the other hand, documentation facilitates decision making through the information it provides to the different organizational levels

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        Para la próxima publicación presentaré el análisis la información documentada según la Norma ISO 9001.
        Este trabajo es de mi autoría cuyo contenido es original basado en la consulta de las fuentes citadas.
        For the next publication I will present the analysis of the information documented according to the ISO 9001 Standard.
        This work is my responsibility whose content is original based on the consultation of the sources cited.

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        FUENTES CONSULTADAS/SOURCES CONSULTED

        • ISO 9001:2015 –Requisitos para sistemas de gestión de la calidad.Guía para la Planificación de la Transición a ISO 9001:2015, International Accreditation Forum, Inc. (2015).
        • Nava, V y Jiménez, A.(2005). ISO 9000:2000 Estrategias para implementar la norma de calidad para la mejora continua. Limusa Noriega Editores. México.
        • Senlle, A. (2001) ISO 9000:2000 Calidad y Excelencia. Todo lo que se tiene que conocer para implantar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y avanzar por el camino de la excelencia. Editores Gestión 2000,S.A. Barcelona.
        • Juran, J.; Godfrey, A. (2001). Manual de Calidad de Juran. Volumen I. McGraw Hill. Madrid. España.
        https://calidadgestion.wordpress.com/2017/05/29/implementacion-de-iso-9001-2015-pasos-a-seguir/

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        Gracias por tomar de tu tiempo para leerme, si te gusto te invito a:
        Thank you for taking your time to read me, if you like I invite you:

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