Postanowienia występujące w każdej umowie IT

Wybór typu umowy którym się posłużymy zależy przede wszystkim od celu, jaki potrzebujemy osiągnąć. Niezależnie jednak od poziomu skomplikowania projektu (co ma swoje przełożenie na złożoność umowy), wyróżnić należy pewien katalog postanowień, które w umowie muszą się znaleźć, aby była ona prawnie wiążąca oraz gwarantowała stronom komfortową i bezpieczną współpracę.

Artykuł ten stanowi fragment naszego e-booka. Możesz go pobrać bezpłatnie klikając w link: https://skmlegal.pl/e-booki/umowy-branza-it/

W ogólnym zarysie i wraz z praktycznymi uwagami, poniżej prezentujemy podstawowe klauzule, które należy umieścić w umowach stosowanych w branży IT. W dalszej części, na etapie omawia-nia poszczególnych klauzul wybranych umów, poszczególne elementy zostały powtórzone i objaśnione bardziej szczegółowo ze względu na duże i charakterystyczne różnice względem postanowień ogólnych.

1. Oznaczenie stron

Fundamentalny element każdej umowy. Niepoprawne oznaczenie stron i brak podpisu mogą rzutować na możliwość dochodzenia swoich praw oraz to, czy umowa będzie w ogóle ważna. Należy pamiętać o tym, że inaczej oznacza się w treści umowy osobę fizyczną a inaczej poszcze-gólne rodzaje spółek. Ponadto, wybranego na początku umowy sposobu oznaczania stron należy trzymać się konsekwentnie do końca oraz pilnować, by nie doszło do jakichkolwiek pomyłek. Pozwoli to na właściwe zrozumienie swoich praw i obowiązków.

Spółka z o.o.
________ Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. ___________________, _________ Warsza- wa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy __________, ___ Wydział Gospodarczy pod numerem KRS _______________, numer NIP: ____________ numer REGON: _________, kapitał zakładowy __________ zł opłacony w całości, reprezentowana przez Pana/Panią ___________________ – __________ (stanowisko/funkcja),

Działalność gospodarcza
________________ zamieszkałym w (-) ________ przy ulicy ____________, prowadzącym działal- ność gospodarczą pod firmą _________________, adres głównego miejsca wykonywania działalności: ul. ___________, (____ – ___) _______, wpisanym do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP: ___________, REGON: _______,

Osoba fizyczna
__________ zamieszkałym w (____-____) _______ przy ul. ________, legitymującym się dowo- dem osobistym _______ wydanym przez _________w dniu _________, PESEL: _______________, NIP: __________________,

2. Przedmiot umowy

Sprawa oczywista tylko z pozoru. Mając na uwadze dużą różnorodność prezentowanych w niniejszej publikacji umów, jest to element bardzo niejednolity. Określony zbyt ogólnie może prowadzić do powstania sporu na etapie odbioru. Natomiast nakreślony za bardzo szczegółowo uniemożliwi lub utrudni ukończenie projektu, jeśli w toku prac okaże się, że planowane parametry są nieosiągalne. Niekiedy przedmiot umowy określony jest zaledwie ramowo, stanowiąc pewien zbiór założeń i idei względem tego, jak wyglądać będzie finalny produkt. Szczegóły wykonywanego dzieła opisuje się w odpowiednich załącznikach, takich jak, brief lub specyfikacja techniczna.

3. Definicje

Kolejny z elementów występujący w każdym kontrakcie IT. Dobrze sformułowane definicje to gwarancja klarowności umowy. Nie dość, że kontrakt staje się prostszy w odbiorze, to jest dużo bardziej profesjonalny. Należy trzymać się ustalonej na początku terminologii i nie wprowadzać nowych pojęć w innych postanowieniach umowy. Definicje należy wyjaśnić w taki sposób, aby były zrozumiałe dla odbiorców umowy, ale miały również praktyczne zastosowanie w samej umowie.

4. Określenie obowiązków stron

Dokładne określenie obowiązków obydwu stron pozwala na efektywniejszą współpracę i uniknięcie nieporozumień co do zakresu odpowiedzialności. Obowiązki powinny być wskazane jak najbardziej klarownie, tak, aby strona, której dotyczą mogła je wykonywać zgodnie z umową.

5. Wykonanie zastępcze

Zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego, w przypadku niewykonania zobowiązania przez dłużnika wierzyciel może (z zachowaniem roszczenia o naprawienie szkody) żądać upoważnienia przez sąd do wykonania czynności na koszt dłużnika. Przepisy te nie będą miały zastosowania, jeżeli strony z góry określą w jakich okolicznościach i na jakich zasadach odbywać się będzie wykonanie zastępcze w przypadku braku terminowego wypełnienia zobowiązania. Jest to kolejny aspekt, który dobrze uregulowany może sprawić, że nie będzie potrzeby wkraczania na drogę sądową w celu dopełnienia kontraktu.

6. Wynagrodzenie

Na zagadnienie wynagrodzenia umownego składają się trzy podstawowe elementy:jego wysokość, metoda rozliczenia oraz moment uregulowania płatności. Jest to kolejny z elementów, który różnić się może całkowicie w zależności od umowy, stąd też rozwinięcie tej kwestii nastąpi na etapie omawiania poszczególnych typów kontraktów. Kodeks cywilny wyróżnia kilka możliwości prowadzenia rozliczeń np. wynagrodzenie ryczałtowe, kosztorysowe lub takie, które można swobodnie określićw umowie.

1. Z tytułu wykonania Umowy, przeniesienie majątkowych praw autorskich do Dzieła, praw zależnych oraz innych praw wskazanych w Umowie Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości ___________ (słownie: ____________) złotych netto, dalej: ,,Wynagrodzenie”, płatne w terminie 7 dni na podstawie faktury VAT przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy _______________.
2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 powyżej obejmuje również wszelkie wydatki poczynione przez Wykonawcę w związku z wykonaniem Umowy oraz wynagrodzenie za przeniesienie prawa własności dostarczonych Zamawiającemu egzemplarzy Utworu.
3. Za dzień zapłaty przyjmuje się datę wpływu Wynagrodzenia na rachunku Wykonawcy.

7. Terminy

Terminy są wszechobecne w każdej umowie i na każdym jej etapie. Określać mogą zarówno początek i koniec ich obowiązywania, daty zakończenia prac nad całością projektu lub poszczególnych jego etapów w umowach wdrożeniowych lub harmonogram płatności. Naruszenie zawartych w umowie terminów może skutkować karami umownymi (jeśli są one ustalone) lub prowadzić do odpowiedzialności kontraktowej czy wykonania zastępczego.

8. Zasady odpowiedzialności

Jeśli nie zostaną uregulowane szczegółowo w postaci umownych wyłączeń (tzw. Disclaimers), zastosowanie będą miały przepisy ogólne prawa cywilnego (tj. odpowiedzialność deliktowa czy kontraktowa). Jest to kolejny element, który będzie bardzo zróżnicowany w zależności od umowy. Zapisy te dobrze przemyślane, skonsultowane z prawnikiem pod kątem zgodności z prawem i jasno zaakceptowane przez strony mogą stanowić dobre zabezpieczenie na wypadek zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności mogących skutkować odpowiedzialnością cywilną.

9. Odstąpienie od umowy lub jej wypowiedzenie

W treści umowy warto zawrzeć warunki na jakich strony będą mogły odstąpić od umowy lub ją wypowiedzieć. Jest to dosyć ważny aspekt, ponieważ może on znacznie ułatwić procedury gdyby w przyszłości wystąpił między stronami jakiś konflikt, zleceniodawca zwlekał by się z płatnością lub wykonawca z zakończeniem dzieła.

10. Tryb dokonywania zmian umowy

Dobrą praktyką jest umieszczanie klauzul regulujących w jaki sposób strony będą mogły zmieniać postanowienia umowy (ustalić można odrębne tryby dla różnego rodzaju postanowień, w zależności od ich znaczenia) a także które z zawartych postanowień nie podlegają zmianie.

11. Tryb rozstrzygania sporów

Oczywistym wydaje się, że każda ze stron dążyć będzie do ustanowienia sądu właściwego dla swojej siedziby jako właściwego do rozstrzygania sporów zaistniałych w trakcie wykonywania umowy, stąd też niezbędne będzie wypracowanie w tej kwestii kompromisu np. sąd właściwy dla powoda. W kontrakcie zastrzec można również różnego rodzaju rozwiązania, które muszą zostać zrealizowane przed wejściem na drogę sądową (np. mediacje, rozmowy ugodowe), jak również prawo które będzie miało zastosowanie do umowy, jeśli zawierające ją podmioty pochodzą z różnych państw.

12. Kary umowne

Podstawowy środek wykorzystywany przez strony kontraktu do zabezpieczania wykonania obowiązków nałożonych na nie przez umowę. Należy pamiętać o tym, że kary umowne są przewidziane jedynie do zobowiązań niepieniężnych co oznacza, że nie można ich ustalić za np. niedokonanie płatności. W obrocie prawnym istnieje praktyka nadmiernego zawyżania kar w celu zastraszenia drugiej strony do postępowania zgodnie z umową. Konieczność zapłacenia zbyt wysokiej kary nie powstanie, gdyż jeśli jest ona skrajnie nieadekwatna względem przewinienia, można żądać (pod pewnymi warunkami) zmniejszenia jej przez sąd.

13. Określenie osób kontaktowych

Istotnym jest wskazanie konkretnych osób kontaktowych, które będą nie tyle podejmować decyzje względem kolejnych etapów umowy, co przedstawią konkretne rozwiązanie odpowied-nim osobom i później pokierują wykonawcę udzielając mu niezbędnych odpowiedzi. Rozwią-zanie takie pozwala uniknąć sytuacji, w której prace blokowane są przez problemy wynikające z braku lub też niedostatecznego kontaktu stron, co może spowodować niedotrzymanie terminów i ich wydłużenie.

Wszelkie informacje przekazywane wzajemnie przez Strony w związku z wykonywaniem Umowy, będą przekazywane drogą e-mailową. Strony ustalają następujące dane adresowe do kontaktu:
A. dlaZamawiającego-________________________,tel:________________________, e-mail: _______________________,
B. dla Wykonawcy – _______________________, tel: _______________________, e-mail: _______________________.

Artykuł ten stanowi fragment naszego e-booka. Możesz go pobrać bezpłatnie klikając w link: https://skmlegal.pl/e-booki/umowy-branza-it/ Dzięki!